- 作者: 盛達紙業
- 來源: 天狼星
- 日期: 2013-09-03
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郵件合并由于其特性決定了它有三個基本過程。第一，準備數據表格；第二，準備模板，也就是主文檔；第三，合并。
模板就是Word文檔了，在郵件合并向導中會要求選擇信函、信封等，其實差別也就是頁面設置的差別，所以為了自已定制方便，我建議一般就選擇"信函"即可。數據表格可以是Excel表格、Word表格、數據庫表等。如果是Excel表格，一般要求第一行是域名稱，比如"姓名"、"地址"等；如果是Word表格，一般在這個Word文檔中只有一個表格，而且第一行也是域名稱。
下面就以工資單和工資條為例說明如何使用Word的郵件合并。示例是在Word2003中進行的，在Word2000、Word2002(XP)和Word2007中也是類似的操作。
1. 準備工資數據表格
數據表格已經在Excel中準備好了：
|
姓名 |
年月 |
工資標準 |
應稅工資 |
代扣社保 |
代扣所得稅 |
稅后工資 |
補貼 |
扣減 |
合計 |
|
趙一 |
2006年11月 |
1000.00 |
1000.00 |
80.00 |
100.00 |
820.00 |
50.00 |
0.00 |
870.00 |
|
錢二 |
2006年12月 |
2000.00 |
1990.00 |
159.20 |
199.00 |
1631.80 |
60.00 |
10.00 |
1691.80 |
|
孫三 |
2006年13月 |
3000.00 |
2960.00 |
236.80 |
296.00 |
2427.20 |
70.00 |
40.00 |
2497.20 |
|
李四 |
2006年14月 |
4000.00 |
3930.00 |
314.40 |
393.00 |
3222.60 |
80.00 |
70.00 |
3302.60 |
|
周五 |
2006年15月 |
5000.00 |
4900.00 |
392.00 |
490.00 |
4018.00 |
90.00 |
100.00 |
4108.00 |
|
武六 |
2006年16月 |
6000.00 |
5870.00 |
469.60 |
587.00 |
4813.40 |
100.00 |
130.00 |
4913.40 |
|
鄭七 |
2006年17月 |
7000.00 |
6840.00 |
547.20 |
684.00 |
5608.80 |
110.00 |
160.00 |
5718.80 |
|
王八 |
2006年18月 |
8000.00 |
7810.00 |
624.80 |
781.00 |
6404.20 |
120.00 |
190.00 |
6524.20 |
2. 制作保密工資單
工資單作為員工收入的憑證，通常要求比較正式和詳細。一般是A4紙，上面有老總的寄語，工資的各個組成部分，包括各種補助補貼以及扣減等。比如，下面就是一個工資單的模板：
XXX員工XX年XX月工資單
寄語
（略）
工資、補助及扣減
工資標準：000.00
應稅工資：000.00
代扣個人社保：000.00
代扣個人所得稅：000.00
稅后工資：000.00
福利補貼：000.00
缺勤扣減：000.00
合計：000.00
老總簽名：XXXX
實際操作過程中，可以先在Word里制作好上述模板，再選擇數據源，最后再用合并域替換掉模板中的示例數據；也可以先選擇數據源，一邊制作模板，一邊就在正確的位置插入合并域。目前我們是采用的第一種方法，因為模板已經設計好了。現在來看看郵件合并的操作過程：
打開菜單"工具→信函與郵件→郵件合并"啟動郵件合并向導（任務窗格），選擇文檔內容為"信函"；下一步，選擇開始文檔為"使用當前文檔"；下一步選取收件人為"使用現有列表"，并在通過"瀏覽"找到準備好的Excel工資表文件，此時會彈出對話框要求選擇是Excel文件中的哪一個工作表，選擇正確的那個（示例中是Sheet1）。其實需要借助向導的，也就這三步足矣，筆者個人覺得，直接使用"郵件合并"工具欄還更簡單一些。通過菜單"視圖→工具欄→郵件合并"就可以打開"郵件合并"工具欄。先看看圖：
圖中可以看到，向導的第一步和第二步可以用工具欄中的第一個按鈕“設置文檔類型”代替；而第三步，也可以由工具欄上的第二個按鈕“打開數據源”來完成。這里順便說一下，如果當前文檔你不想讓它繼續做為郵件合并的模板（也就是想讓它脫離與數據表格的關聯）時，只需使用工具欄上的“設置文檔類型”按鈕將其設置為“普通Word文檔”即可，這一點用向導是不能辦到的。
接下來的事情是將合并域插入到模板中。如果不插入合并域，模板就不會知道該如何放置數據表中的每個域。
先選中模板標題行的“XXX員工”，點擊工具欄上的第6個按鈕“插入域”，打開“插入合并域”對話框并在其中選擇“姓名”，點擊“插入”按鈕，并關閉對話框；然后選擇“XX年XX月”，同樣的辦法插入“年月”域；以此類推，依次將各域插入到適當位置，如下圖所示：
插入合并域之后，當然應該先看看合并的效果如何。所以點工具欄上的“查看合并域”按鈕看看合并的結果是什么樣的：
可以看到，結果并不如意。因為日期以及工資數據都不是我們所期望的格式（這個問題在Word2000中似乎不存在，未確認）。通常的解決辦法是，在Excel中使用文本方式來輸入日期和數據，但這樣可能破壞Excel中的計算規則，所以筆者不推薦使用。筆者有兩個解決辦法：一，對于比較精通Excel公式的朋友，可以新啟一個表格或者插入一些輔助列，用Excel的Text函數將數據轉換成文本，這個方法要求一定的技術基礎；二，將Excel表格全部復制，粘貼在一個新的Word文檔中，然后再將這個Word文檔選擇為數據源。
將示例數據的Excel表格復制到一個新的Word文檔中，粘貼之后保存為“帶格式的工資表.doc”。然后再在工資單模板中重新選擇數據源為“帶格式的工資表.doc”。因為數據拷貝到Word中之后并沒有改變表頭，所以剛才插入的合并域仍然有效。再次預覽，這次效果就令人滿意了：
最后一步，合并所有數據。注意到工具欄后面有兩個按鈕：“合并到新文檔”和“合并到打印機”。如果選擇“合并到打印機”則可以直接打印合并結果，但是通常為了確保不出問題，都會先“合并到新文檔”檢查一下，再直接打印合并結果。
3. 制作工資條
老板說工資單太浪費紙了，要換成工資條，一頁A4紙就可以制作好幾個工資條，大大節約了紙張。所以，現在要重新制作一個工資條的模板。
基本步驟都是一樣。在選擇文檔類型的時候，還是選“信函”，數據源還是選擇“帶格式的工作表.doc”。有人表示懷疑，為什么文檔類型不選擇“標簽”要選擇“信函”呢？選擇“標簽”并非不可，但是，向導會問一大堆的問題，比如標簽大小，一頁多少個什么的，然后還要在一堆標簽紙規格中選擇一種，最后生成的標簽模板還不一定如意，所以干脆直接選擇“信函”，避開那一堆問題，再自己設置格式。
因為是工資條，所以要先制作一個工資條的模板。下圖是一個簡單的表格，已經插入了合并域：
然后，將這個表格復制，并在當前Word頁面粘貼至多份，直接填滿整個頁面。預覽一下，全是“趙一”的工資條吧，那是因為還少了一個步驟。
現在從第二工資條表格開始，每一個工資條表格前面都插入一個Word域“下一記錄”。注意最后一個表格后面不要加“下一記錄”Word域，因為翻頁的時候，Word自己會往下跳一記錄的。再次預覽，結果就正確了：
剩下的事情，就是合并到新文檔，然后打印。由于數據記錄通常不會正好是一個頁面工資條個數的總數，所以合并后的新文檔中，最后一頁上總有幾個空表。打印之前刪去即可，這樣可以省點墨。
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